En esta época, es muy común escuchar a la gente decir que no le alcanza el tiempo para cumplir sus objetivos, y en verdad, cuando he tenido la oportunidad de platicar con algunas personas que tienen este tipo de mentalidad, me doy cuenta de que coinciden en no cambiar la forma de hacer las cosas y se enfocan más en la justificación que en el aprendizaje; se olvidan de que existen nuevas herramientas formas y métodos de realizar, de una manera más sencilla y eficaz, sus actividades, lo que les permitiría ser más productivos y tendrían la capacidad de hacer más con menos, o dicho de otro modo, de generar más resultados con menos recursos.
Vilfredo Pareto creó la ley del 80/20, que se basa en que el veinte por ciento del enfoque o esfuerzo genera el ochenta por ciento de los resultados. Este método nos invita a enfocarnos en lo que realmente es prioridad, para identificar así cuáles son las actividades que realizamos día con día y, de esta manera, saber cómo obtener mejores resultados. Por ejemplo, si tenemos cien clientes, seguramente serán veinte de ellos los que facturarán el ochenta por ciento de ventas. Del mismo modo, esto lo podemos observar en productos, tareas, servicios, actividades en general, etcétera.
Para lograr conseguir una productividad que te lleve a mejorar de manera significativa tus resultados, te comparto tres herramientas que te podrán ayudar a implementar nuevas estrategias.
1. Mejora tu organización. Utiliza una agenda en la que consignes todas tus reuniones, tanto personales como de trabajo. Considera los siete días de la semana y confirma las citas vía electrónica con las personas que debes reunirte. Planea tus actividades de la semana los viernes por la tarde; si conviertes esto en una rutina, podrás cerciorarte de cómo vas a aprovechar tu siguiente semana. Una buena práctica es confirmar las citas un día antes y realizar una lista de pendientes, asignándoles un número consecutivo, con el fin de que identifiques de manera más sencilla cuántos pendientes tienes y cómo vas avanzando en ellos.
2. Multiplica tu enfoque. Para lograr mayor productividad, necesitas aprender a enfocarte en lo que realmente te importa y en lo más urgente; para ello, es necesario que definas metas específicas y alcanzables. Identifica las distracciones comunes en tu entorno de trabajo y busca la manera de eliminarlas o reducirlas, automatiza las tareas repetitivas y aprende a delegar las que no requieran de tu atención directa. Esto te permitirá centrarte en las actividades que demanden tus habilidades y experiencia.
3. Aprovecha la tecnología. Para los negocios, son esenciales las herramientas tecnológicas, y algunas de ellas pueden ser aplicaciones móviles para aprovechar, por ejemplo, el almacenamiento en la nube, las reuniones vía Zoom, la consulta de páginas web, etcétera. Si los miembros de un equipo trabajan desde ubicaciones remotas, con estas herramientas pueden colaborar y compartir documentos fácilmente, lo que podrá ayudarte a no perder oportunidades de trabajo inmediatas y a tener ventaja en la toma de decisiones.
El invertir en un sistema empresarial que incluya conexión de alta velocidad, correo de voz, servidores de correo electrónico, aplicaciones, identificador de llamadas de trabajo, Internet, entre otras herramientas, te llevará a un alto nivel de profesionalismo y desarrollo, para lograr así ser más productivo y eficaz en tus tiempos de respuesta y, por tanto, en la atención a tus clientes.
Muchas veces creemos que, al movernos, necesariamente avanzamos, pero en algunas ocasiones, sin percatarnos, el movimiento se da solamente de forma circular. Hay tareas que no son importantes, que no te llevan a ningún logro ni te acercan a tus objetivos; debes plantearte qué dirección quieres seguir, y por eso es preciso no confundir movimiento con acción. Recuerda: es necesario priorizar; no permitas que las pequeñas tareas se vuelvan rutinarias y ocupen innecesariamente tu tiempo. La productividad no es llevar a cabo muchas tareas lo más rápido posible, sino dedicarte a las cosas que has decidido realizar en un tiempo concreto, y que son las que te van a acercar a tener la vida y el desempeño que quieres.
Te invito a poner manos a la obra con determinación: concéntrate en tus metas reales. Las personas de éxito no se definen por el contexto, por su entorno o por las oportunidades que tienen; al principio, éstas sólo significan un punto de partida, pero el llegar a la meta sólo depende de ti. No olvides que no puedes controlar el viento, pero sí las velas de tu barco. ¿Y tú, ya tomaste el timón de tu productividad?
Alex Bobadilla
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